Durante los primeros años del negocio, los fundadores son los grandes protagonistas. No solo toman las decisiones más importantes, sino que también participan de la operación diaria, el manejo del personal, las ventas y la revisión de la contabilidad. Pero en algún momento, empiezan a hacerse la siguiente pregunta: ¿qué pasará con la empresa si me enfermo?, ¿o si por alguna razón tengo que ausentarme durante algunos meses?

La respuesta está en el llamado “plan de continuidad” de un negocio. Se trata de un conjunto de pasos que permiten que el dueño o los socios puedan seguir con la operación diaria en caso de una crisis importante, y con la menor cantidad de complicaciones posible. Si algo nos ha enseñado el 2020, es que debemos estar preparados para los peores escenarios, aunque todo marche bien.

Un plan de continuidad no solo permite que la empresa siga adelante con pocas afectaciones, sino que da a los dueños y a los empleados la tranquilidad necesaria para cumplir con su trabajo y, además, pensar en la estrategia, o en soluciones innovadoras para los nuevos problemas que se presentan.

Entonces, como dueño del negocio, el primer paso que debes tomar es reunirte con los responsables de cada área de la empresa y tus empleados de mayor confianza, y plantearles la importancia de plantear protocolos claros en caso de un desastre. Y luego, identificar cuáles son las principales amenazas. ¿El principal? Quién lleva las riendas de la empresa, cuando el dueño tenga que ausentarse por un largo tiempo, y delegar responsabilidades de un día para otro, sin el apoyo de procesos documentados ni responsabilidades delegadas con anterioridad.

Pero también hay que tener en cuenta otros problemas potenciales que amenazan la producción y las ventas, como la falta de insumos para la producción, un encarecimiento repentino de la mercancía, una devaluación de la moneda del país en el que operas, un desastre natural (como un huracán) y, en el caso del 2021, un rebrote de la pandemia del Coronavirus y el regreso a etapas de aislamiento social estricto.

Componentes a tener en cuenta

Ahora sí, si ya tienes esa lista completa, hay que trabajar en el plan de contingencia, adaptado a las características únicas de tu negocio. Los puntos más importantes que debes tener en cuenta son los siguientes.

Punto #1. Una nueva estructura de mando

El primer paso es establecer quién va a tomar la dirección de la empresa en caso de que el dueño o director general actual tenga que ausentarse por un período largo, o para siempre. Y quiénes lo van a acompañar. Por supuesto, no se trata solo de definir un nombre (por ejemplo, el hijo del dueño), sino de preparar a esa persona con tiempo para que conozca bien la operación de la empresa, su cultura organizacional, la relación con los clientes, la red de contactos clave (proveedores, bancos y otros aliados), y cómo toma las decisiones más importantes. En otras palabras, hay que preparar con tiempo a un sucesor.

Punto #2. Un equipo para manejar el proceso de sucesión

En caso de que el sucesor designado tenga que asumir de manera permanente el manejo de la empresa, va a necesitar un abogado con experiencia, y que además tenga toda la documentación preparada para iniciar el proceso sin demoras. Esto debe incluir, por supuesto, al resto de los socios. En el equipo de sucesión deben participar además el presidente del consejo de administración, el director de finanzas o el contador, y los directores con mayor responsabilidad en el negocio.

Punto #3. Un empleado de confianza

El plan de continuidad tiene una figura clave para poder ser exitoso: uno o dos empleados (no más) que conozcan las claves más confidenciales que maneja el dueño o director general (por ejemplo, para acceder a algunas cuentas bancarias, fondos de inversión o cajas de seguridad), y que resultan vitales para dar continuidad a la operación. Estos colaboradores deben poder asumiar, además, funciones vitales como el pago de la nómina o los impuestos del mes, o la comunicación con las aseguradoras en caso de un incidente en las instalaciones (como un incendio).

Punto #4. Protocolos a activarse en caso de una emergencia

El siguiente paso es definir cuáles son los roles y funciones que deben activarse en caso de una emergencia. Por ejemplo, si se produce un desastre natural (como un sismo), tiene que haber un encargado de dar seguimiento a los protocolos de evacuación de las instalaciones, de asegurarse de que todos los empleados los recuerdan perfectamente (gracias a la realización de simulacros periódicos) y de contar con los datos de cada colaborador (tipo de sangre, seguro médico, dirección, el teléfono de un familiar cercano, etc.). Estos protocolos deben incluir no solo qué hacer durante el desastre, sino también después, para poder asegurar el reinicio de las actividades y la seguridad del personal. Por tratarse de procesos específicos, los expertos recomiendan trabajar en un protocolo concreto para cada amenaza detectada.

Punto #5. Documentación actualizada, digitalizada y accesible

Por último, es vital que, en caso de un evento inesperado, los principales responsables de la empresa puedan acceder a todos los archivos necesarios para mantener la operación en cualquier momento y desde cualquier lugar. Luego del sismo ocurrido en México en septiembre de 2017, los dueños de millones de empresas pequeñas y medianas descubrieron que, debido al derrumbe de sus instalaciones, habían perdido hasta el título de propiedad de sus bienes, la documentación contable, o las bases de datos de sus clientes. Invierte en la seguridad de tu información más importante, e instala sin más demora una plataforma de contabilidad integral que matenga actualizados en tiempo real los datos de tu empresa y te permita almacenarlos en la nube. Incorpora además un Sistema de Administración Empresarial, para hacer lo mismo con los reportes de ventas, inventarios, pedidos, clientes y resultados generales del negocio.

ara más información que te ayude a hacer crecer tu negocio, ¡síguenos en Facebook!

Quizá también te interese…

Contenido relacionado:

  • Cómo reducir la deuda del negocio antes de fin de año
  • Precierre fiscal: qué es y por qué es tan importante para tu negocio
  • 9 pasos para que tu negocio despegue

Contenido recomendado:

  • ¿Te estás agotando? Haz este test para detectar síntomas de ansiedad y depresión
  • Checklist de tareas para manejar tus redes sociales (diaria, semanal y mensual)
  • Cómo contratar a un buen gerente de ventas

 

La entrada ¿Qué pasará con tu empresa cuando no estés? Crea un plan de continuidad, te decimos cómo aparece primero en Mi Propio Jefe.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *