La gestión financiera manual de los gastos de los empleados en las pymes ocasiona diversos problemas, como retrasos en la entrega de facturas y recibos (42%), errores, pérdida de recibos o fraude (39%), y un coste adicional en términos de tiempo y recursos (28%).

Según un estudio realizado por Pleo, casi la mitad (49%) de los responsables financieros de pymes en España admiten que mantener actualizadas las previsiones y la planificación financiera es un desafío constante. Incluso las tareas más comunes, como la generación de informes o el cumplimiento de requisitos, siguen siendo desafiantes para el 30% de las pymes en el país.

A pesar de vivir en la era de la información, la gestión financiera manual de los gastos de los empleados en las empresas sigue siendo un proceso anticuado y lento, lo que resulta en errores y una falta de información actualizada en tiempo real, especialmente en el caso de las pymes.

Uno de los factores subyacentes clave en estos desafíos es la falta de digitalización en los departamentos financieros, según el 29% de los responsables financieros encuestados.

Problemas de la gestión financiera manual

Este problema tiene un impacto directo en las empresas y pone en peligro su viabilidad. Las pymes españolas identifican tres problemas principales relacionados con la gestión actual de los gastos de los empleados.

En primer lugar, el retraso en la entrega de facturas y recibos. Es el principal problema para el 42% de las pymes. Esto impide una visibilidad en tiempo real sobre la rentabilidad de proyectos, por ejemplo.

También la probabilidad de errores, la pérdida de recibos o el fraude, que afecta al 39% de los encuestados y conlleva costos adicionales. Esto coloca una carga en el departamento financiero para completar, verificar y corregir la información.

Por último, el alto coste en términos de tiempo y recursos, resaltado por el 28% de las pymes encuestadas debido a la dedicación a tareas de bajo valor añadido.

¿Por qué las empresas españolas siguen utilizando procesos ineficientes?

En muchos casos, las empresas españolas, especialmente las pymes, siguen aferradas a procesos de gestión financiera manual que son ineficientes. Para el 54% de las pymes encuestadas, esto se debe al arraigo de tareas manuales que ralentizan el flujo de trabajo y aumentan la propensión a errores. Además, la falta de integración con otras herramientas, donde las etapas de la gestión contable no están conectadas y los datos no fluyen, es citada por el 27% de los encuestados.

Por último, las políticas de gastos imprecisas o poco efectivas, que a menudo son difíciles de implementar (17%).

Todo esto se traduce en una falta de visibilidad y agilidad a la hora de tomar decisiones, problemas que podrían evitarse con una solución de gestión de gastos integral.

El estudio también aborda los beneficios que encuentran las pymes españolas al adoptar soluciones de gestión de gastos de empleados, que incluyen el ahorro de tiempo (68%), informes más precisos (49%), mayor transparencia y visibilidad (42%), cumplimiento y satisfacción de los empleados (40%) y una mejor gestión de impuestos (27%).

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