Mientras hacemos un análisis de los resultados alcanzados con el negocio este año y nos planteamos nuevos objetivos para el 2021, hay una herramienta en la que no podemos dejar de trabajar: un plan de contingencia. ¿De qué se trata? De un modelo de acción que tiene como objetivo anticiparse a problemas futuros, y que permite gestionar más efectivamente los riesgos de la empresa.

Un plan de contingencia es aplicable a negocios e instituciones de todo tamaño. Y para las Pymes, resulta imprescindible porque, como ha quedado probado este año, la mayoría no tiene las espaldas financieras como para soportar una crisis prolongada. Por eso es vital trabajar en medidas claras de acción ante posibles problemas o una situación extraordinaria, y que tienen que ver con la operación, los recursos tecnológicos y el personal.

¿Cuáles deberían ser entonces los puntos más importantes de un plan de contingencia para el 2021? Aquí te lo contamos.

1. Mantenerse informados sobre el mercado local, nacional e internacional

Tener datos precisos sobre el contexto en el que se mueve la empresa es vital para poder tomar las medidas adecuadas a tiempo. Como dueño del negocio, da un seguimiento diario a la información a través de los medios de comunicación masivos, la suscripción a medios especializados relacionados con tu mercado, los boletines de la asociación empresarial de tu sector y las conferencias de expertos y líderes de opinión (como economistas, analistas de política internacional o políticas gubernamentales, expertos en nuevas tendencias, etc.).

2. Contar con un diagnóstico claro de la situación actual de la empresa

Ante lo inédito de la crisis, un error común entre los emprendedores durante este año ha sido copiar estrategias de otras empresas. Pero para tomar las decisiones más adecuadas, y además no poner en riesgo la salud operativa y financiera del negocio, hay que tener muy presente su posicionamiento actual, su propuesta de valor, la relación con los clientes, sus fortalezas y debilidades, y cuáles son las fuentes más rentables de ingresos que hay que aprovechar.

3. Armar un comité de contingencia

Si como dueño del negocio te encierras y tomas todas las decisiones solo, puedes caer en la falta de objetividad, el miedo, el bloqueo y la inacción. Rodéate de los mejores elementos de la empresa y de aquellos empleados en los que depositas tu mayor confianza (no solo de los directores), y con los datos que tienes sobre el contexto y la situación actual de la compañía, pídeles que te ayuden a elaborar el plan de contingencia con su propia información y sus ideas. Dales además un rol claro en caso de que ese plan tenga que ponerse en práctica.

4. Pensar en diferentes escenarios

Al momento de pensar en el futuro y en las posibles acciones que se deberán tomar para asegurar la supervivencia de la empresa, piensa en tres escenarios: uno positivo, uno conservador, y otro negativo. Al momento de definir las acciones de un plan de contingencia, necesitas enfocarte en el pronóstico más desfavorable, para entonces poder diagnosticar si el negocio cuenta con los recursos para atravesar esa situación o, de lo contrario, es necesario fortalecer la estructura operativa, tecnológica o logística. Una buena pregunta en este caso es: si el próximo año hay un rebrote de la pandemia y el gobierno decide aplicar nuevas medidas de cuarentena, ¿la empresa tiene la capacidad para administrar el negocio de manera remota?

5. Hacer una lista de posibles impactos y de acciones inmediatas

Por último, y con la ayuda de tu comité de contingencia, registra las afectaciones que puede sufrir el negocio el próximo año y qué pasos se deben dar para protegerlo. Entre los impactos más importantes a considerar, están:

a) El impacto operativo (por ejemplo, la adopción del ecommerce y los nuevos procesos de ventas, logísticos y de servicio al cliente).

b) El impacto en las ventas (por ejemplo, fuentes alternativas de ingresos frente a una caída de las líneas tradicionales de productos y servicios).

c) El impacto financiero (por ejemplo, solicitud y aprobación de líneas de crédito en caso de una caída drástica en los ingresos, o la necesidad de fortalecer la estructura tecnológica de la empresa por el ecommerce).

d) el impacto laboral (por ejemplo, todas la cuestiones relacionadas con el home office, la productividad y la motivación de los empleados).

 

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