En la operación diaria, cuando nuestro foco está en vender o en no salirnos del presupuesto de gastos, solemos prestar poca atención a los pequeños detalles que complican la productividad del negocio. Pero cuidado, porque si empiezan a acumularse, o incluso hay malas prácticas que se convierten en hábitos, estaremos poniendo en serio riesgo el crecimiento a largo plazo.
Cómo líder de la empresa, una de tus responsabilidades más importantes es que se aprovechen al máximo los recursos disponibles. Y eso incluye el dinero, pero también el tiempo y el talento de los empleados. Para lograrlo, debes empezar por identificar las ineficiencias que se esconden en la operación diaria, y esta es una lista de las señales de alerta que no puedes ignorar.
Problema #1. El acceso a la información no es ordenado ni transparente
Una de las debilidades más comunes de las Pymes es no contar con sistemas que les permitan centralizar la información, almacenarla y actualizarla. Y que además, permitan que sea accesible para quienes la necesitan para poder tomar decisiones importantes. Por ejemplo, hoy resulta imprescindible contar con una plataforma de administración empresarial como Aspel SAE para acceder a a información sobre el ciclo de compra-venta, el historial de los clientes o el estado de los inventarios.
Problema #2. Todo se hace en forma manual
Cada vez que un proceso se automatiza, crea uno de los recursos más valiosos que tenemos: tiempo. Y nos permite enfocarnos en la creatividad y la innovación, la mejora de nuestra propuesta de valor y el diseño de nuevas líneas de productos y servicios, que pueden generar más ingresos. ¿Qué actividades pueden automatizarse y quizá no lo habías pensado hasta el momento? Por ejemplo, la respuesta a emails en los que los clientes hacen un primer contacto, o el control de las asistencias del personal y el cálculo de las percepciones y deducciones de los empleados.
Problema #3. Los procesos de autorización son muy complejos
Durante los primeros años de operación, es normal que la mayoría de las decisiones queden en manos del dueño y de sus socios. Pero a medida que el negocio crece, esto puede convertirse en un obstáculo para aprovechar a tiempo las oportunidades, o asegurar el mejor servicio al cliente. Además, cuando los miembros de un equipo sienten que no pueden tomar decisiones propias, o que su opiniones no son tomadas en cuenta, pueden caer en la frustración y la desmotivación.
Problema #4. No se da seguimiento a los proyectos
El principal problema de esta práctica es que muchas iniciativas importantes (como el lanzamiento de una nueva línea de servicios o la incorporación de tecnología) terminan en la nada, y eso puede significar menos ingresos o costos más altos. Para evitarlo, incorpora una plataforma sencilla pero eficiente de administración de proyectos y trabajo colaborativo, como Asana, Trello o Monday.com.
Problema #5. Los sistemas de la empresa no están conectados
Otro error muy común entre las Pymes es que, debido a que suelen adquirir software a medida que la operación crece y se vuelve más compleja, suelen apoyarse en plataformas que no trabajan de manera coordinada y que, por lo tanto, ni siquiera manejan la misma información. Por ejemplo, una empresa puede usar una app de facturación de un proveedor y un sistema de contabilidad de otro, y al no poder conectarlos contar con datos diferentes sobre las facturas que se pagaron o no. La buena noticia es que existen proveedores especializados en empresas pequeñas y medianas que ofrecen paquetes de software empresarial escalables, y con opciones convenientes de pago.
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