A medida que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) aumenta su capacidad de monitoreo de las operaciones comerciales, es importante que los negocios respalden cada una de sus ventas con la factura correspondiente. Y eso es algo que, como emprendedor, tienes que tener en cuenta desde el inicio.
Una factura es un documento que registra la información relativa a la adquisición de un bien o la contratación de un servicio, e incluye entre otros datos el importe y los impuestos correspondientes, así como los datos fiscales de las dos partes involucradas. ¿Quiénes están obligados a generarla? Las personas morales y las personas físicas con actividad empresarial, que previamente se hayan dado de alta ante la autoridad fiscal.
Facturar por primera vez puede resultar un poco intimidatorio, sobre todo ahora que es obligatorio generar un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Pero en realidad es algo mucho más sencillo de lo que imaginas, y que además ofrece muchas ventajas, como la entrega de los documentos de manera automática a través de Internet, o un mayor control sobre los pagos.
Así que si necesitas generar tu primera factura electrónica, preparamos este checklist para ayudarte en cada paso y que puedas hacerlo sin errores.
☐ 1. Tus datos fiscales
Lo primero que vas a necesitar es esta información completa y actualizada: tu nombre y apellido o la razón social de tu empresa, el Registro Federal de Contribuyente (RFC), la dirección fiscal y un correo electrónico.
☐ 2.El Certificado de Sello Digital
Este es un archivo electrónico generado por el SAT, que garantiza la vinculación entre la identidad del contribuyente y su clave pública. Se compone de tres elementos: certificado de seguridad (.cer), llave privada (.key) y contraseña. Se renueva cada cuatro años y sin él no se pueden generar facturas.
☐ 3. Un software de facturación
Si bien se pueden generar CFDIs gratuitos a través del portal de SAT, lo más recomendable es que te apoyes de entrada en un sistema propio, que te dé mayor seguridad y tranquilidad a la hora de proteger tus datos y los de tus clientes. Idealmente, adquiere una plataforma completa que genere no solo facturas, sino también notas de crédito, recibos de honorarios, de arrendamiento y otros comprobantes de ingreso y egreso. Y también comprobantes con múltiples complementos de retención e información de pagos, así como complementos fiscales.
☐ 4. Los datos de tus clientes
Estos datos pueden quedar registrados en la plataforma de facturación. Vas a necesitar: nombre y apellido, o razón social; RFC, dirección fiscal, la clave del uso que se dará al CFDI (por ejemplo, G03: gastos en general) y dirección de correo electrónico.
☐ 5.La clave del producto o servicio
Con este número, tendrás que identificar qué deseas facturar. Puedes definir esa clave a través de esta página del SAT. primero selecciona Tipo, luego División, posteriormente Grupo y, por último, la clase asociada con tu producto o servicio. Da clic en buscar y obtendrás el dato que necesitas.
☐ 6.El concepto de la factura
Acá podrás registrar más específicamente de qué producto o servicio se trata. Es mejor que lo consultes antes con tu cliente, para asegurarte de que esta sección incluye la información que él necesita, y de paso con tu Contador.
☐ 7. Los datos sobre impuestos y retenciones
De acuerdo al tipo de producto o servicio, datos fiscales del cliente o tipo de operación, hay impuestos asociados a cualquier transacción comercial que tienes que tener en cuenta. Por ejemplo, el Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA), las retenciones de IVA o del Impuesto sobre la Renta (ISR), y otros gravámenes. Antes de generar cada factura, consulta con tu cliente y con tu propio contador que deberías incluir en el CFDI.
☐ 8. La forma y método de pago
Por último, ten en cuenta estos dos datos importantes, que fueron incluidos en la versión 3.3 de las facturas electrónicas. En Forma de pago, tienes que especificar si la operación se hizo a hacer en efectivo, a través de una transferencia electrónica o con una tarjeta de crédito. En cuanto al método de pago, las opciones son “en una sola exhibición” (PUE) o “en parcialidades o diferido” (PPD), lo que implica la obligación de emitir un posterior complemento de pago.
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